Como conseguir redução de custos em TI sem comprometer a qualidade no desenvolvimento de software? A problemática não é nova. Para se ter uma ideia, segundo o FGVcia, em 2019, os gastos com TI foram equivalentes a 7,7% do faturamento líquido de médias e grandes empresas, que equivalem a um custo médio anual por usuário de R$ 46,8 mil.

Ainda que muitas vezes essa não seja a saída mais viável, muitas empresas de software optam por realizar cortes no orçamento, o que resulta na oferta de um produto ou serviço de menor qualidade.

Nesse cenário, em que há a necessidade urgente de economizar, novas formas de agir devem ser desenvolvidas. Para isso, é fundamental que os processos do negócio sejam estudados de modo adequado, permitindo identificar falhas e promover melhorias para torná-los mais eficientes, isto é: fazer mais gastando menos.

Sabemos que esta não é uma tarefa fácil. A redução de custos em TI exige uma série de cuidados para que não impacte negativamente a experiência do cliente. Por isso, preparamos este artigo com algumas práticas que podem te ajudar a gastar menos mantendo a qualidade das suas entregas.

7 dicas sobre redução de custos em TI para aplicar na sua empresa

1. Planeje as estratégias

É impensável conceber uma redução de custos em TI sem antes promover um mapeamento das operações e dos processos da empresa. Ou seja, é necessário elaborar um plano para que as metas se tornem conhecidas e os esforços possam ser devidamente direcionados para o alcance dos objetivos.

Mas, sejam quais forem as estratégias adotadas, é necessário garantir a eficiência e não apenas a economia de recursos. Sendo assim, execute a redução de custos em TI, mas tome cuidado para não comprometer a qualidade.

2. Invista em ações preventivas

Aquele velho ditado de que “é melhor prevenir do que remediar” cabe também para redução de custos em TI. Não é novidade que o custo da correção é sempre maior que o custo da prevenção. Por isso, uma boa estratégia de redução de custos é investir em ações preventivas.

Em um contexto de crise, um erro comum é eliminar os trabalhos de prevenção. No entanto, isso deve ser evitado. Afinal, quanto menor for a prevenção, mais prejuízos a empresa sofrerá para corrigir os problemas.

A gestão pode desenvolver, por exemplo, treinamentos para a equipe assegurando que todos assimilem bem os processos internos, além de inspeções periódicas. Essas iniciativas diminuem falhas e, consequentemente, contribuem para a redução de custos em TI.

3. Esteja preparado para as ações corretivas

Em uma situação ideal, as ações corretivas não deveriam acontecer, pois indicam falha nas ações preventivas. Mas querer que as rotinas do negócio não sofram com ações corretivas é totalmente utópico, pois é comum que aconteçam.

Nesse caso, não se deve buscar os culpados pelo erro, mas agir proativamente, indo em busca da causa que gerou o problema. Quando você age dessa forma, impede que problemas da mesma natureza voltem a comprometer a empresa. Assim, alguns problemas que são recorrentes deixam de existir e você garante a redução de custos em TI.

Resumindo, realizar uma ação corretiva deve ser encarado como uma valiosa oportunidade de entender e extinguir os fatores que levaram ao acontecimento do problema. Mover esforços para a descoberta das causas dos defeitos só tem a beneficiar o negócio.

4. Evite retrabalho e custos adicionais

Essa é uma das principais estratégias para garantir a redução de custos em TI. Se a sua equipe vive sofrendo com o retrabalho causado por falhas nos processos de desenvolvimento de software, já está mais do que na hora de identificar a origem dessas falhas. A melhor maneira de fazer isso é, focando na qualidade desde o início.

Ou seja, não adianta contar com ferramentas de gestão e controle da qualidade de software só depois que o produto está pronto para ser entregue. O controle de qualidade deve ser contínuo e é isso que garante que a empresa identifique as falhas assim que acontecem para corrigi-las a tempo. Esse processo é fundamental para evitar retrabalhos para a sua equipe e, é claro, custos adicionais desnecessários.

5. Considere a possibilidade de terceirizar serviços

Contar com uma equipe interna bem treinada faz toda a diferença. No entanto, nem todos os serviços precisam ser executados diretamente pela sua empresa. Algumas demandas podem ser destinadas a uma empresa terceirizada e gerenciadas por profissionais da organização.

Ainda que a terceirização seja uma ótima estratégia para redução de custos em TI, muitos gestores preferem atuar exclusivamente com equipes próprias, o que nem sempre proporciona o retorno esperado. Justamente por essa razão, as empresas terceirizadas são boas opções, pois contam com profissionais especializados e fornecem serviços focados no custo-benefício. O ponto de atenção é escolher um parceiro competente e confiável para a realização das atividades.

6. Automatize processos

Você já levantou quantas atividades são realizadas manualmente na sua empresa e que poderiam ser automatizadas? Já calculou a redução de custos em TI que  você teria com essa automatização em determinadas tarefas do desenvolvimento de software?

Ao fazer isso, a empresa não apenas reduz custos, mas também elimina o fator humano do processo, minimizando os riscos de falhas que também poderiam custar caro. Além disso, ao automatizar algumas funções, você consegue aproveitar melhor as habilidades dos profissionais da sua equipe, permitindo que tenham tempo de se dedicar a outras tarefas mais complexas, o que faz melhorar a qualidade da produção.

7. Estabeleça indicadores-chave de desempenho

Os indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators ou apenas KPIs) são uma ótima ferramenta para a redução de custos em TI. Isso porque funcionam como um medidor para identificar problemas nos processos de desenvolvimento de software e indicar tomadas de decisões que impactem nos recursos da empresa.

Os KPIs têm como objetivo principal mensurar o sucesso das estratégias da empresa, mas acabam servindo também como uma forma de rastrear os gargalos operacionais e fornecer dados concretos para que o gestor consiga reduzir os gastos desnecessários. Você conseguirá identificar os processos que consomem mais, os processos que precisam de ajuste e, assim, otimizá-los. Então, estabeleça os indicadores-chave de desempenho de acordo com o perfil do seu negócio e com os padrões definidos pelo mercado.

Redução de custos em TI sem comprometer a qualidade: é possível!

Ainda que esse seja um dos maiores desafios para gerir um negócio, a redução de custos em TI sem comprometer a boa realização dos serviços é plenamente possível, bastando planejar com atenção e desenvolver estratégias em prol da eficiência do negócio.

Como vimos, é fundamental que todo projeto de TI possua indicadores-chave de desempenho, para que a empresa como um todo consiga mensurar os resultados e você tenha insights para aumentar a produtividade da equipe e reduzir custos.

Se você ainda não definiu os KPIs dos seus projetos ou mesmo se você está avaliando quais indicadores fazem sentido para o seu tipo de negócio, temos um conteúdo perfeito para você. 

Neste infográfico, você poderá entender quais KPIs devem ser monitorados em projetos de TI e como otimizar esse acompanhamento de maneira simples e prática.

KPIs em projetos de TI: o que são e como monitorar