Workflow, ou “fluxo de trabalho” em uma tradução livre para a língua portuguesa, é a prática de otimizar esforços por meio da automação de processos. Saiba mais sobre a prática e veja como ela pode ajudar a aperfeiçoar a dinâmica do setor de TI para aumentar a velocidade e a qualidade da entrega. Confira:

Como o Workflow funciona?

Na maioria dos casos os processos passam ser operados por sistemas de tecnologia da informação, mas a automatização também pode ser administrada manualmente por um gestor.

Assim, o processo avança etapa a etapa, com o máximo de visibilidade entre os colaboradores e de forma organizada, podendo ser facilmente otimizado a qualquer momento — por meio da análise dos resultados, conforme o próprio fluxo de trabalho acontece.

O workflow tem por objetivo garantir uma excelente comunicação entre todos os funcionários envolvidos em processos ou projetos da empresa, ao mesmo tempo que proporciona condições ao gerente para estabelecer cronogramas e delegar tarefas específicas para cada funcionário, acompanhando o desenvolvimento do serviço como um todo.

Tipos de workflow

Basicamente podemos encontrar três tipos de workflow, são eles:

1. Workflow de produção

Neste caso, os processos de trabalho seguem normas e procedimentos internos da empresa, sendo assim, possui pouca flexibilidade em relação às mudanças.

2. Workflow ad hoc

Este já é um modelo dinâmico que permite a criação de regras, procedimentos e mudanças por parte das equipes durante os processos de trabalho.

3. Workflow administrativo

Podemos dizer que trata-se de um modelo entre o workflow de produção e o ad hoc, assim as regras que orientam as tarefas são simples e passíveis de pequenas reformulações.

A seguir vamos conhecer algumas vantagens obtidas com este modelo de governança de TI.

Transparência em todas as etapas do processo

Como todas as fases dos processos foram pré-planejadas, inclusive com regras e normas que orientam as ações, cada funcionário conhece exatamente suas funções, o que confere clareza à sequência de trabalho e evita desperdício de tempo com retrabalhos.

Quando os objetivos são bem definidos e manifestados a todos, é natural que se ganhe eficácia nas atividades devidamente articuladas pelo sistema de workflow e assegura-se a qualidade na gestão.

Maior controle administrativo

O sistema pode gerar relatórios e gráficos de desempenho que permitem ao gestor identificar deficiências no processo e encontrar soluções com mais agilidade.

Com uma compreensão mais abrangente e detalhada sobre fluxo de trabalho é possível mudar tarefas de funcionários e medir seus níveis de desempenho em diferentes tipos de serviços, remodelando a estrutura da organização para melhor.

Equipe mais motivada

A eliminação de processos repetitivos e manuais motiva os funcionários e permite que eles se concentrem nas tarefas mais importantes que passarão a ser mais bem executadas elevando o moral e incentivando a inovação.

Comunicação rápida e eficiente

Qualquer necessidade de mudança ou ocorrência de imprevistos pode ser imediatamente informada às equipes envolvidas nos processos, o que eleva a produtividade do time.

Enfim, um sistema que monitora o fluxo de trabalho compreende uma interação frutífera entre equipes e processos, possibilitando o controle e a validação das etapas com transparência e sem perder de vista os prazos de finalização.

O workflow também incentiva a comunicação por meio de notificações, recurso que passa a desempenhar um papel importante na manutenção de todas as tarefas organizadas e em vista.

Essas notificações podem ser definidas por um e-mail facilmente identificável, mensagem de texto e pop-ups. Substitutos perfeitos para as notas post-it desorganizadas, anotação de quadro branco e erro de memória do empregado.

Entretanto, a implementação de sistemas workflow para gerenciamento de processos deve ser realizada sob medida de acordo as exigências de cada modelo de negócio, assim, uma consultoria especializada pode customizar a ferramenta de forma particular visando à produtividade de cada empresa.

Redução de custos

Sob o prisma da análise de custo/benefício, o workflow é um excelente investimento. O aumento da produtividade proporcionado pelo novo fluxo de trabalho traz consequentemente um aumento das entregas e da lucratividade. E os custos da implementação são praticamente inexistentes.

O workflow também elimina atividades que não agregam valor ao produto final e na maioria das vezes representam imensos custos invisíveis para a organização. Um exemplo claro são as conferências, retrabalhos, controles paralelos e cobrança de pendências.

Muitas vezes, conseguir melhorar as margens de lucro do negócio não consiste em aumentar os preços para os consumidores finais, mas sim em otimizar as operações internas da empresa reduzindo custos.

Mais velocidade

Processos desnecessários e tarefas recorrentes são eliminados das rotinas dos colaboradores, garantindo mais agilidade para as equipes, que se tornam mais produtivas e passam a conseguir entregar muito mais serviço em pouco tempo devido a otimização de tempo.

Melhora da entrega final

Apesar do foco em agilidade, o principal objetivo de um workflow é garantir a entrega um produto melhor, mais bem produzido e livre de erros.

Seguir o workflow eliminará todos os erros manuais e humanos que, de outra forma, custariam tempo e recursos preciosos ao endereço. O sistema notificará ações atrasadas, não-aprovações, tarefas negligenciadas e muito mais.

Clientes mais satisfeitos

Com a equipe mais ágil e produtiva, o gestor poderá se despedir de uma dor de cabeça presente na maioria dos departamentos de TI: os projetos atrasados, principal fonte de reclamação de quase todo os clientes.

O aumento da qualidade na entrega final não passará despercebida pelos clientes, que ficarão mais satisfeitos com a experiência de atendimento de uma forma geral após a implementação do workflow.

Escalabilidade

Quando tarefas mundanas e manuais são automatizadas, os recursos abrem para a capacidade de uma organização crescer. Com a solução correta de Automação de Fluxo de Trabalho, uma empresa pode eliminar pontos de estrangulamento e crescer no mercado atendendo a novas demandas.

A própria gerência poderá se concentrar em atividades estratégicas orientadas a negócios, em vez de tarefas diárias operacionais, como alocação de tarefas e acompanhamento de progresso. Isso significa que a organização pode crescer como um negócio.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender o que é e como funciona o workflow, além de alguns dos principais benefícios que um fluxo de trabalho estruturado pode trazer para a qualidade e reconhecimento do trabalho de gestão e TI.

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