Nos dias de hoje, dados os benefícios percebidos pelas empresas, bem como os prejuízos incorridos pela falta de planejamento, o gerenciamento de projetos conta cada vez mais com a devida atenção nos departamentos de TI das organizações, e a ausência da devida Gestão de Projetos de TI pode trazer diferentes prejuízos para as companhias.

Agravante ainda as estatísticas que apontam que somente 29% dos projetos de TI são concluídos com sucesso, o que indica a ausência de esforços adequados de gestão de projetos.

É exatamente por isso que esse post traz à luz alguns pontos específicos que devem receber a devida atenção, atenuando bastante ou mesmo impedindo que perdas significativas comprometam todo o projeto.

Acompanhe!

Formação da equipe de gestão de projetos

Um dos fatores chaves para a prevenção de perdas é a formação de uma equipe competente e motivada. Com colaboradores engajados, se garante a produtividade e trabalhos de qualidade.

Não poder contar com as pessoas certas para um determinado projeto pode fadá-lo ao fracasso, o mesmo vale para o caso de não se ter um gerente de projetos experiente. Se não há uma boa liderança, os problemas podem crescer rapidamente e fugir ao controle da equipe.

É por essa razão que é preciso estabelecer critérios de seleção de pessoal, para que se conte com especialistas com vivência e bagagem nas diferentes áreas que o projeto envolve.

Se tratando dos gerentes de projetos, esses profissionais precisam conduzir reuniões, lidar com riscos e administrar uma variedade de interesses distintos, por exemplo, a área estratégica exigirá funcionalidades, o departamento de TI se aterá à segurança, e o financeiro exigirá o cumprimento do orçamento.

Definição de metodologia

Outro ponto essencial é a definição da estrutura, da metodologia que será utilizada nos processos de gestão de projetos. Se o escopo não é bem organizado pela falta de padronização de documentos, por exemplo, o projeto pode consumir o dobro do tempo para ser orçado ou estimado.

Todas as atividades, colaboradores envolvidos e definições de etapas devem estar visíveis aos olhos de todos, garantindo a documentação e o compartilhamento do planejamento com os envolvidos, viabilizando a visão macro de todos os participantes.

Quando não se tem uma metodologia o risco das tarefas gerarem retrabalho é maximizado, acarretando no comprometimento do prazo de entrega.

Gestão de tempo

O tempo é uma das restrições mais importantes de um projeto, portando, gerenciar o tempo consumido com cada demanda também auxilia na melhor organização do projeto e na definição de prazos realistas. Sempre que possível, é importante levantar todas as atividades envolvidas já no início do projeto e, logo em seguida, determinar as datas de entrega das tarefas, com base no prazo de finalização do projeto.

Importante destacar que os membros da equipe devem conhecer o prazo de cada uma de suas demandas. A publicidade do planejamento deve ser clara nesse sentido para que os recursos tenham ciência de seus compromissos e da urgência de cada atividade.

Fluxo de comunicação

Já é consenso que um dos principais ofensores na gestão de projetos é má comunicação. Qualquer ruído na comunicação entre líderes, equipe e clientes pode acarretar em situações desastrosas.

Por exemplo, devido à complexidade do escopo, alguns gerentes de projetos não dedicam o tempo necessário para estudar os documentos e acabam deixando passar pontos importantes que o cliente demandou no início das atividades.

Mas é fundamental a constante comunicação envolvendo os membros da equipe, gestores e clientes para não frustrar os resultados ao final do projeto.

A gerência pode identificar os erros, gargalos e ofensores que prejudicam o sucesso da sua gestão, mas não pense que precisa fazer isso sozinho, nós da Testing Company podemos ajudar!