Devido aos avanços tecnológicos, os clientes de hoje em dia estão acostumados a acessar informação de forma instantânea. Com apenas alguns cliques, é possível obter conhecimento sobre os mais diversos assuntos de forma rápida e prática na internet. Porém, nem sempre as informações da web são totalmente confiáveis. Então, faz-se necessário contar com documentos que descrevem o funcionamento, configurações e forma de operação das aplicações para o ambiente que foram projetados. Assim sendo, os interessados podem esclarecer dúvidas e obter assistência de forma adequada.

O manual de usuário é um documento que tem por objetivo principal ajudar os utilizadores a entender como um produto funciona e como utilizá-lo. Além de oferecer auxílio para identificar e resolver problemas, traduz conceitos técnicos para uma linguagem simples que todos os interessados possam compreender, sendo essencial no processo de desenvolvimento de software.

Normalmente, este documento é escrito por profissionais técnicos. No entanto, também pode ser desenvolvido por algum integrante da equipe responsável por analisar, testar, desenvolver ou prestar suporte do sistema.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo este artigo.

A importância do manual para um sistema

Ainda que o manual seja utilizado por pessoas com uma compreensão de tecnologia acima do nível básico, é necessário presumir que alguns usuários não tenham muita facilidade com linguagem técnica. Assim sendo, é muito importante poder contar com um instrumento informativo que seja conciso, simples, prático e fácil de usar. Nesse sentido, sua função é fornecer meios para identificar, compreender e resolver possíveis dúvidas acerca da utilização do software.

Este documento deve ser capaz de traduzir a linguagem específica de uma aplicação para uma linguagem simples e compreensível para todos. Para ser útil e de fácil entendimento, ele deve ser construído preferencialmente com:

• apresentação de um índice;
• disposição em tópicos;
• corpo do texto;
• figuras;
• glossário de termos;
• materiais de referência.

O corpo do texto é provavelmente a parte mais importante do manual, visto que apresenta os procedimentos e instruções necessárias de utilização e realização de tarefas no sistema. Isto não implica uma explicação aprofundada dos mecanismos técnicos por trás do produto, mas sim uma descrição objetiva, passo a passo, de como a operação deve ser executada.

Ademais, cada tarefa principal merece uma seção ou capítulo próprio e, caso se trate de um assunto complicado, ainda que apenas ligeiramente, é interessante considerar uma divisão em subtarefas para facilitar a compreensão.

Em relação aos demais itens citados, todos são relevantes e devem ser elaborados de forma clara e visando a organização do documento.

Economia de tempo e suporte

O manual poupa tempo da equipe de suporte e quanto mais abrangente for, menos tempo um colaborador utilizará para explicar ao cliente como usar as funcionalidades. Além disso, um bom manual ajuda a diminuir a quantidade de chamados, pois em diversas situações o cliente é capaz de solucionar os problemas por conta própria.

Nessa linha, mesmo que o cliente sinta a necessidade de contatar a equipe de suporte, o manual pode ser útil para agilizar o atendimento. Dessa maneira, diminui-se o tempo de espera para sanar as dúvidas dos clientes.

Relação com o cliente

Um bom manual favorece a relação entre empresa e cliente, pois caso este não seja capaz de entender com facilidade como utilizar o sistema, pode recorrer ao referido documento como fonte segura de informações. Quando o cliente não encontra dificuldades para usar o produto que adquiriu, ele entende que fez um bom investimento. Isso faz sentir-se valorizado, o que aumenta a probabilidade de que volte a adquirir seus produtos e serviços e até mesmo os indique.

Para finalizar, o manual pode ser considerado como o principal centralizador de informações sobre um sistema, devendo ser atualizado constantemente para servir de guia e cumprir seu propósito de ferramenta de apoio aos usuários.

Aqui na Testing Company já desenvolvemos diversos manuais de usuário para nossos clientes. Não deixe de acessar o nosso site e entre em contato com a nossa equipe para que possamos ajudá-lo da melhor forma possível!