Se você trabalha como gestor de projetos, invariavelmente irá se deparar com projetos simultâneos a serem gerenciados. E é fato que, sem a devida organização, isso pode se tornar uma grande dor de cabeça. Mas como é possível gerenciar diversos projetos sem que eles fiquem estagnados, com equipes desmotivadas e sem sofrer com o stress acumulado? Veremos algumas dicas para gestão de projetos simultâneos:

Organização pessoal em gestão de projetos

Existe um fato sobre gestão de projetos: é impossível que um projeto, e consequentemente vários projetos simultâneos, esteja organizado e bem gerenciado se o próprio gestor estiver mantendo suas próprias atividades de maneira desregrada. Portanto, a primeira coisa a ser feita é organizar suas próprias tarefas. Mas como fazer isso tendo vários projetos para serem geridos?

Utilize a técnica de banco de horas diário. Destine partes do seu dia para cada um dos projetos, separando-os de maneira lógica, quanto a deslocamentos físicos, relações técnicas entre projetos e prioridades de cada um dos projetos. Mas não faça isso de maneira fixa, esteja sempre analisando as necessidades, e fazendo uma auto análise de desempenho.

Definição de prioridades em projetos simultâneos

Organize as suas atividades de acordo com a prioridade e nível crítico de cada projeto. Se existe um projeto principal entre os projetos a serem gerenciados, destine maior parte do tempo para ele, mas garantindo que os demais não fiquem em segundo plano.

Dê preferência para projetos com prazo de entrega ou nível de atraso mais críticos, colocando-os em períodos do dia nos quais você se sente mais confortável, concentrado e descansado.

Ambiente de trabalho favorável

Organize seu ambiente de trabalho de maneira que você perca menos tempo com tarefas secundárias e movimentações desnecessárias. Faça uma reorganização de materiais, arquivos e objetos e deixe o escritório mais limpo.

É primordial que você destine um tempo do dia para analisar os projetos sozinho; de preferência o fim do dia. Use esse tempo para acalmar, desacelerar e reconcentrar. 

Delegar tarefas

É claro que existem tarefas, análises e ajustes que só o gerente de projetos pode (e deve) fazer. Mas o excesso de centralização de tarefas passa a ser muito mais prejudicial do que benéfico quando o gestor está envolvido em projetos simultâneos.

Delegar as tarefas pode ajudar na agilidade dos projetos, estimular e dar confiança a à equipe e evitar uma sobrecarga. Com tarefas delegadas, você passa a ter mais tempo para ações estratégicas e para supervisionar outras áreas do projeto.

Utilizar ferramentas de gestão

Quando existem vários projetos a serem concluídos, é hora de simplificar. Não é interessante usar planilhas complexas, com excesso de informação.

Buscar ferramentas e softwares de gestão que facilitem a análise e aumentem a qualidade dos processos é uma boa alternativa. Ferramentas que automatizem tarefas, prazos de entrega, cronogramas gerais e indiquem atrasos ou falhas são muito úteis.

Sistemas de dashboards, kanban ou qualquer outra ferramenta de organização visual de tarefas são interessantes, pois impedem que você deixe tarefas não acabadas ou esqueça de realizar alguma função importante.

Realizar a gestão de projetos simultâneos não é fácil. Mas, com foco e organização, é totalmente possível manter a produtividade e o bem-estar e, ainda assim, entregar todos os compromissos no prazo definido.

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